10 errors en implantar el DeCA (i com evitar-los abans que sigui obligatori)

Moltes empreses creuen que adaptar-se al DeCA consisteix a deixar d’imprimir un document i desar-lo en PDF. No és així. La norma que en fixa les característiques —la Resolució de 5 de juny de 2026 (BOE-A-2026-12784)— estableix requisits concrets de generació, verificació, accés, conservació i traçabilitat. Fallar en qualsevol d’ells vol dir no complir, per molt «digital» que sembli el teu document.

El DeCA (Document electrònic de Control Administratiu) és la versió digital i obligatòria del document de control del transport interior de mercaderies per carretera, exigible als deu mesos de l’entrada en vigor de la Llei 9/2025 de Mobilitat Sostenible. Si necessites repassar què és exactament i què exigeix, tens l’explicació completa aquí: com complir els requisits del DeCA amb Slot’s Eyes.

Vistos els requisits, aquests són els errors que més veurem —i com evitar-los.

Error 1. Pensar que un escaneig o una imatge en PDF n’hi ha prou

L’error més estès. La Resolució és taxativa: el fitxer ha de ser de generació nativa digital, és a dir, la transformació de dades estructurades en un document llegible. No són vàlids els PDF obtinguts escanejant un paper ni les imatges digitalitzades. A més, el format és PDF amb una mida no superior a 5 MB, i la data i hora de creació i de modificació han d’anar com a metadades del mateix PDF.

Convertir en PDF el document de sempre no et posa en compliment: et deixa igual que abans, però amb una falsa sensació d’estar preparat.

Error 2. Continuar introduint a mà dades que ja existeixen a la reserva

Aquest és l’error que més temps i més errades costarà cada dia. L’aplicació ha de transformar en document les dades «tan bon punt siguin conegudes», i en una operativa de moll bona part d’aquestes dades ja existeix: transportista, matrícula, conductor, mercaderia, origen i destinació, dates.

Tornar-les a teclejar no només és lent; multiplica el risc d’error en un document que ara té valor de control administratiu. Aquí és on encaixa Slot’s Eyes: el DeCA viu dins de la reserva i neix precarregat amb el que la teva operativa ja coneix, de manera que l’operador només completa el que falta. Ho desenvolupem en detall a l’article sobre com automatitzar el DeCA amb les dades de la reserva.

Error 3. Generar el document massa tard

La norma exigeix que el fitxer es generi sempre abans de l’inici efectiu del servei, i que l’aplicació registri la data i hora de creació precisament per acreditar que va ser prèvia al transport. A més, cal lliurar una còpia al conductor abans d’arrencar, al mòbil o impresa, i amb el codi QR.

Deixar la generació per a «quan el camió ja és de camí» incompleix d’arrel. El procés correcte preveu un punt clar d’emissió anterior a la sortida, no un document que es completa sobre la marxa.

Error 4. No facilitar una verificació adequada amb QR i URL

El fitxer ha d’incloure en el mateix PDF un codi QR que apunti a l’adreça web única (URL) del document. Aquesta és la via per la qual, en una inspecció, l’agent accedeix al DeCA autèntic. Un document sense QR, o amb un QR que no resol a una URL vàlida, deixa la verificació coixa just en el moment del control.

👉 Pots veure com ha de quedar un DeCA amb PDF, QR i verificació funcionant.

Error 5. Crear una URL que exigeix credencials o passos manuals

Un matís que molts passaran per alt. La URL ha de començar per https:// (TLS 1.2 o superior) i, en invocar-la, descarregar directament el PDF. La Resolució prohibeix expressament que la URL porti a una pàgina que demani usuari i contrasenya o que incorpori botons o altres elements que exigeixin interacció manual.

Pots protegir l’enllaç amb xifratge, tokens o caducitat, sempre que no expiri abans que acabi el servei i no bloquegi la descàrrega directa. Transcorreguts set dies naturals des de la finalització, sí que pots desactivar la descàrrega. L’error típic serà muntar un portal amb login «per seguretat»: això, precisament, no compleix.

Error 6. No conservar correctament el document

La norma obliga a conservar els fitxers com a mínim un any, i afecta tant el carregador contractual com el transportista efectiu (cadascun pot tenir el seu propi repositori; n’hi ha prou que tots dos puguin descarregar-los durant aquest any). El domini del repositori és lliure i no cal comunicar-lo.

Desar el PDF «en una carpeta qualsevol» sense garantir-ne la disponibilitat durant un any, o donar per fet que ja el conserva l’altra part sense poder accedir-hi tu, és un incompliment silenciós que només es descobreix quan algú demana el document.

Error 7. No registrar bé els canvis (i fer anotacions a mà)

Aquí convé precisar, perquè és on hi ha més confusió. Si durant el servei cal modificar el DeCA, la Resolució admet dos mètodes vàlids: modificar el mateix PDF —afegint-hi les dades noves i el motiu, i conservant les antigues marcades com a no vàlides, cas en què la URL i el QR no canvien— o generar un PDF nou amb nova URL i QR, conservant l’original per a la traçabilitat. En tots dos casos cal fer arribar el document actualitzat al conductor.

El que no val és corregir amb bolígraf sobre la còpia impresa: les anotacions manuscrites no es tenen en compte. L’error és improvisar canvis fora d’aquestes dues vies i perdre així la traçabilitat que la norma vol protegir.

Error 8. Tractar el DeCA com un mòdul aïllat de l’operativa

L’error estratègic. Moltes empreses compraran una eina separada del seu sistema de molls i tornaran a introduir-hi dades que ja tenen a les reserves. El resultat és feina duplicada, dia rere dia.

Si la teva operativa ja gestiona reserves, matrícules, transportistes i mercaderies, el DeCA hauria d’alimentar-se d’aquesta informació, no demanar-la de nou. Aquesta integració és la diferència entre una obligació que alenteix i una que gairebé no es nota. Abans de decidir, convé mesurar el teu punt de partida amb una llista de comprovació de preparació per al DeCA.

Error 9. No definir responsables interns ni un procés de prova

Implantar el DeCA no és només triar programari. Cal decidir qui genera el document, qui el valida, qui atén una incidència a la carretera i amb quins permisos. Sense responsables clars, el document es genera tard, malament o no es genera.

Igual d’important: provar amb casos reals abans de la data obligatòria. Una expedició de prova de principi a fi —generació, lliurament al conductor, verificació per QR, una modificació— revela les errades quan encara hi ha marge per corregir-les.

Error 10. Esperar a l’últim moment per formar l’equip

Encara que l’eina estigui a punt, el compliment passa al moll i a la cabina. Si l’operador no sap emetre el DeCA abans de la sortida, o el conductor no sap mostrar el QR en una inspecció, el sistema falla en el punt que més es veu.

Deixar la formació per al setembre converteix la posada en marxa en una cursa contrarellotge. Formar amb antelació, amb el procés ja provat, és el que distingeix una transició tranquil·la d’una urgència.

Pla d’acció per evitar aquests errors

Un ordre assenyat per arribar a temps:

• Identifica quins transports t’afecten (interiors i cabotatge; els internacionals queden fora).
• Localitza on viuen ja les dades del document i evita tornar-les a teclejar.
• Assegura la generació nativa digital, amb PDF ≤ 5 MB, QR i URL de descàrrega directa.
• Verifica que la URL no exigeix credencials i que el document es conserva un any.
• Defineix responsables, prova una expedició completa i forma l’equip.

Conclusió

Si la teva empresa ja gestiona reserves de moll, matrícules, transportistes i mercaderies, gran part de la informació del DeCA ja existeix. La clau és no tornar a introduir-la a mà i generar el document complint tots els requisits: PDF natiu, QR, URL de descàrrega directa, conservació d’un any i traçabilitat dels canvis.

Evitar aquests deu errors és, a la pràctica, tenir el DeCA resolt abans que sigui obligatori.

👉 Prepara la teva operativa per al DeCA i demana una demo de Slot’s Eyes

Aquest article té caràcter informatiu i no constitueix assessorament jurídic. Per al detall normatiu, consulta la Resolució de 5 de juny de 2026 (BOE-A-2026-12784) i la Llei 9/2025, de 3 de desembre, de Mobilitat Sostenible.